Процесс аренды офиса кажется простым шагом только на первый взгляд. Учесть все нюансы и подобрать именно то помещение, которое будет подходить вам, вашим сотрудникам и клиентам, необходимо уже на стадии его поиска. В противном случае, эффект может быть обратным: вместо развития и расширения бизнеса неудачный офис станет для предприятия финансовой «дырой».
С чего начать?
Прежде чем приступить к поиску помещения, определите для себя, что именно вы ищете и в каком направлении хотите развиваться в ближайшие годы. Если сфера деятельности вашей компании направлена на работу с клиентами (так называемые «открытые офисы»), требования к помещению должны быть с точки зрения комфорта именно для потенциальных клиентов: удобство подъездных путей, наличие парковочных мест, развитая транспортная инфраструктура и т.д. Офис должен быть расположен так, чтобы ваши клиенты могли вас быстро найти.
Если ваша деятельность не связана с услугами представительского класса, не стоит переплачивать за престижность и размещать офис в центре города или в раскрученном торговом центре класса А. В то же время офисные помещения, соседствующие с не очень благоприятным окружением (например, промышленная зона), также не для всех компаний будут удачны.
Для «закрытых офисов», в которых будут работать только ваши сотрудники, без привлечения сюда потока клиентов, требования совсем иные. Их надо подбирать с учетом доступности и удобства для работников. Нет смысла арендовать такой офис в центре города. Оптимальный вариант в таком случае: как можно меньше транспортных пробок по пути на работу.
Еще один немаловажный факт, который следует учитывать: любой бизнес должен развиваться, поэтому арендуя небольшой офис для начала, учитывайте перспективы его расширения в будущем.
Нужен ли риэлтор?
После того как вы определились с форматом офиса, необходимой площадью, а также с примерным перечнем районов его местоположения, приступайте к поиску.
Современный рынок аренды достаточно насыщен и изобилует предложениями от арендодателей. Поэтому обращаться ли к услугам риэлторов или нет, зависит от наличия времени у вас или ваших сотрудников на поиск, ну и, конечно же, от готовности оплатить эти услуги. Как правило, риэлторы берут за подбор офиса плату в размере месячной аренды понравившегося помещения. База предложений агентств недвижимости обычно несколько шире, чем общедоступные объявления, т.к. некоторые владельцы офисов работают непосредственно через них.
Основные пункты договора аренды
После того как идеальный офис найден, необходимо заключить договор аренды. Как правило, арендодатели предлагают свой типовой вариант, но вы всегда можете внести свои пункты по согласию сторон.
Часто договор заключают на 364 дня, чтобы избежать государственной регистрации, которая обязательна для договоров найма со сроком аренды год и более. Обязательные пункты договора аренды офиса:
- описание объекта аренды с указанием адреса, площади, расположения на поэтажном плане здания;
- срок договора (если срок не указан, договор считается бессрочным и может быть расторгнут через три месяца после письменного уведомления второй стороны);
- срок аренды (он может не совпадать со сроком вступления в силу договора аренды, в случае, если передаточный акт подписывается позже);
- арендная плата ( в том числе порядок оплаты коммунальных услуг);
- обязанности и ответственность сторон;
- порядок возврата помещения.
Очень часто, если требуется какой-либо косметический ремонт или небольшая перепланировка офиса, арендодатели могут предоставить так называемые «арендные каникулы», в течение которых вы сможете привести помещение в порядок, не платя в это время арендную плату.